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2018.04.10
【豆知識】新社会人必見！正しい名刺交換のマナー教えます
社会人になって初めて手にする会社の名刺。そしてその名刺を使ってお互いに交換し合う「名刺交換」からビジネスは始まります。新社会人の皆さんも社内研修を終えると、いよいよ部署に配属され、営業と同行したり、社外の方と打ち合わせをする機会が増えていきます。そのときにもし名刺交換のマナーが悪ければ、大事なビジネスや会社の信用にも影響を与えてしまうかもしれません。
そんな失敗をしないためにも、今回は「正しい名刺交換のマナー」についていくつかご紹介したいと思います。
✓名刺を忘れない、切らさない
どんなに名刺交換のマナーが良かったとしても、名刺を忘れたり、切らしているのはマナー以前の問題です。訪問先に出かける前にあらかじめ名刺の残数をチェックするのはもちろん、鞄やデスク、スーツのポケットには、常に予備の名刺入れと名刺を入れておきましょう。
✓汚れ、折れのある名刺を渡さない
汚れていたり、折れてよれよれになっている名刺を渡すのはマナー違反です。名刺は綺麗なものを渡すようにしてください。名刺入れに入れっぱなしの名刺は汚れている可能性が高いので、定期的にチェックしておきましょう。
Q. 名刺発注のタイミングって目安はありますか？
A. 使用する頻度によっても異なりますが、目安として100枚入りで約30枚、全体の1/3を切ってきたら発注するとよいでしょう。
Q. 名刺はあるけど名刺入れを家に忘れてきてしまったので、財布で代用してもいいですか？
A. お財布やポケットから直接名刺を出すのはマナー違反です。会社から訪問する場合は、先輩や後輩に名刺入れを借りるなどしてください。こういったことを防ぐためにも、名刺入れは複数持っておくことをお勧めします。
✓名刺を素早く用意する
相手の会社に訪問した場合には必ずこちらから名刺を差し出します。そのため、名刺入れは鞄のすぐに取り出せる位置に入れておく、またはあらかじめ名刺入れを手元に用意しておくなどして、素早く名刺を取り出せるようにしておきましょう。
✓机を挟まない位置に移動する
名刺を渡す際、机を挟んで渡すのはマナー違反です。必ず双方立ち上がり、机を挟んで名刺を渡さないよう相手の側へ移動しましょう。名刺は名刺入れの上に重ねて持ちます。よく名刺入れは「座布団」とか「お盆」の代わりと言われるように、名刺は大切に扱いましょう。
✓名刺交換の順番に注意する
名刺は「目下」あるいは「訪問者」の方から差し出すのがマナーです。ここでいう「目下」とは、ビジネスのうえで「お金をいただく」、「お仕事をいただく」立場にある方と考えるとわかりやすいでしょう。 また上司や部下が同行する会社訪問など、複数対複数で名刺交換する場合は、「役職が上の人から順番に行う」のが基本です。
✓必ず両手で名刺を渡す
名刺を渡す際は、名刺を両手で胸の高さで持ち、相手に名前が読めるよう正面を向けて差し出します。この時、相手が差し出した名刺の高さよりも低い位置で差し出すことで、謙虚さを表すことができます。そして、「（社名）社の（部署名）部 （苗字）と申します」とはっきりと名乗り、「どうぞよろしくお願い申し上げます」と言いながら、軽くお辞儀をします。この時、名前をフルネームで言うと新入社員らしさが出て好感が持てます。
Q. 名刺の準備中に先方から先に名刺を差し出されてしまったらどうすれば？
A. この場合は、先方をお待たせししないよう先に「頂戴します」と言って名刺を受け取りましょう。そのあと「申し遅れました」など一言断ってから自分の名刺を差し出しましょう。
Q. 名刺交換の際に名刺を忘れた、切らしてしまったのですが...
A. 万が一名刺を忘れた、または切らしてしまった場合は、「申し訳ございません、いま名刺を切らしてしおりまして」など素直にお詫びをし、相手の名刺を受け取る際に口頭で社名と名前を伝えます。その後オフィスに戻ったら、資料などを送る際に一言添えて名刺をすぐに送りましょう。
✓必ず両手で受け取る
名刺を受け取るときも必ず両手で受け取る、もしくはすぐに右手を添えるようにして名刺を丁寧に扱いましょう。さらに無言で受け取るのではなく、「頂戴いたします」と言いながら受け取るようにしましょう。
✓胸の高さより下におろさない
受け取った後は、すぐに胸の高さより下におろさないようにしましょう。相手の顔と名前を名刺を見ながら確認し、もし読み方が分からなければ、このタイミングで聞いておきましょう。
Q. 名刺交換の際に、「同時交換」になってしまった場合はどうすればよいでしょうか？
A. 基本的な考えは同じですが、同時交換の場合は例外としてお互い名刺を片手で持って相手に差し出します。このとき、右手で名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取る流れになります。
①胸の前で名刺入れの上に自分の名刺を置き、両手で持ちスタンバイします。
②渡す時は自分の名刺を右手で相手に差し出します。この時左手で名刺入れを持ちます。
③同時に左手で相手の名刺を自分の名刺入れの上に乗せるような形で受け取ります。
④相手が左手でこちらの名刺を持ったら、自分の空いた右手を受け取った相手の名刺に添えましょう。
こうすることで相手の名刺を両手でいただいているのと同じ形になります。
✓自分から見て「左側」に並べる
受け取った名刺は椅子に座った後、名刺入れの上に乗せてテーブルの自分から見て「左側」に並べます。テーブルの上に直接置かず、自分の名刺入れの上に相手の名刺を乗せることで、相手に敬意を表すことができます。
複数枚交換した場合は、自分から見て相手の座席順に並べます。座席順に並べることで、相手の顔と名前が一致して覚えやすくなります。この時、相手方の役職の高い人の名刺を「名刺入れ」に乗せ、他の方の名刺はテーブルの上に乗せます。
✓席を立つときがしまうとき
受け取った名刺は相手が名刺をしまわない限り、基本的にはテーブルの上に置くなどして商談が終わるまで出しておくのがマナーです。名刺をしまうタイミングは、その場の雰囲気によって判断するようにしましょう。
基本は、商談などが終わり、席を立つタイミングで名刺をしまうのが良いですが、相手を尊敬する気持ちをこめて、相手が名刺入れにしまってから、こちらも名刺入れに入れるとなお良いでしょう。
Q. 商談の際、名刺を置くスペースがない場合はどうしたらよいですか？
A. テーブル上に資料などが広がって名刺を置くスペースがなかったり、立ったままの商談の場合には、軽く一礼してから名刺入れにしまうようにしましょう。
名刺交換のマナーをこうして見てみると、堅苦しく感じるかもしれませんが、名刺はその人、その会社の「顔」となるものです。だから相手の名刺を、相手自身と同じように丁寧に扱うという気持ちが大切なのです。そして名刺交換のマナーで大事なのは、目上の人を最優先、身内よりも外の人を上として扱う、「相手に敬意を払う」というところをきちんと意識することです。
新社会人のみなさんにとって最初は緊張する名刺交換も、慣れてくるとマナーを忘れてしまいがちです。名刺交換に慣れても、決してマナーをおろそかにしないよう相手を敬い、好感を持たれるビジネスパーソンを目指しましょう。
written by Nob Y.
